آداب شرکت در جلسات کاری : بایدها و نبایدهای مهم

آداب شرکت در جلسات کاری

رفتن به جلسات اداری آدابی دارد که رعایت کردن آن می‌تواند علاوه بر شأن و شخصیت شما بر جایگاه شغلی و اجتماعیتان نیز تأثیر بگذارد. باید تلاش کنید تأثیری که بر رئیس، همکاران و رقبای خود می‌گذارید مثبت و حتی به‌یادماندنی باشد. رعایت این نکات به‌هیچ‌عنوان دشوار نیست. کافی‌ست این راهکارها را بدانید و به کار ببندید.

وقت‌شناسی در جلسات اداری

همه می‌دانیم یکی از مهم‌ترین نکات برای حضور در جلسات اداری وقت‌شناس بودن است. این عبارت فقط مربوط‌به به‌موقع حاضر شدن در جلسه نیست. بلکه فردی که در جلسه حضور دارد باید وقت انجام هر کاری را بداند و آن را در زمان مناسب انجام دهد. این موارد شامل این نکات است:

• حضور به موقع در جلسه

این نکته، از مهم‌ترین آداب جلسه است. به‌موقع در جلسه حاضر شدن نه‌تنها شخصیت و منش رفتاری شما را نشان می‌دهد، بلکه نشان‌دهنده‌ی اهمیت آن رویداد برای شما نیز هست. حتی دقایق کمی تأخیر کردن هم مهم است. شما با رسیدن در زمان دقیق نشان می‌دهید که سازمان، موضوعی که جلسه برای آن تشکیل شده و افراد حاضر دیگر در جلسه برای شما مهم هستند.

حتی اگر تابه‌حال به مکانی که جلسه در آن تشکیل می‌شود نرفته‌اید، بهتر است از قبل راه دسترسی و ترافیک موجود در خیابان‌های اطراف را بررسی کنید تا با تأخیر نرسید.

اگر نمی‌توانید سر موقع مشخص‌شده در جلسه حاضر شوید، این موضوع را از پیش اطلاع دهید. این اطلاع باید زودتر از نیم ساعت قبل از شروع جلسه باشد.

• زمان‌بندی مناسب هنگام صحبت کردن

در جلسات اداری به اندازه‌ی کافی صحبت کنید. زیاد صحبت کردن یک شخص، حاضران دیگر را خسته و جلسه را کسل‌کننده می‌کند. ضمن اینکه احتمالاً افراد دیگر نیز میل به صحبت کردن راجع‌به نقطه‌نظرات خود دارند و ممکن است نداشتن زمان‌بندی مناسب یک سخنران، زمان صحبت کردن را از افراد دیگر هم بگیرد.

علاوه‌بر آن کم صحبت کردن نیز موضوع مهمی است. شما با صحبت کردن نشان می‌دهید راجع‌ به موضوع جلسه دغدغه‌ مند هستید، به آن اندیشیده‌اید و ایده‌هایی برای ارائه دارید.

بهترین راهکار، آماده کردن یک متن از پیش‌ تهیه‌ شده راجع‌ به جلسه است. صحبت کردن بداهه تنها وقت جلسه را هدر می‌دهد.

ارائه دادن دستور جلسه

دادن یک دستورجلسه به اعضا توسط مسئول جلسه یا نمایش دادن آن در اتاق، به دادن یک دید کلی به حاضرین کمک می‌کند تا آنها بتوانند سخنان خود را طبقه‌بندی و زمان‌بندی کنند.

اعلام محدوده‌ی زمانی جلسه اداری

همان‌طور که ساعت شروع جلسه اعلام می‌شود، اطلاع دادن زمان پایان آن نیز اهمیت دارد. این کار نوعی احترام به زمان با ارزش حاضرین محسوب شده و زمان‌بندی را برای سخنرانی امکان‌پذیرتر می‌کند.

صحبت صادقانه

شاید گمان کنید صحبت صادقانه در زمان‌بندی جلسات اداری اثری ندارد. اما با زدن حرف‌هایی که صحت آماری و منطقی دارند، میزان مشاجره را کاهش داده و در زمان صرفه‌‌جویی می‌کنید.

معرفی حاضرین به یکدیگر

اگر رهبر جلسه، دارای سمتی خاص یا فردی هستید که بیشتر اعضای حاضر را می‌‎شناسد، بهتر است آنان را با ذکر نام و سمت و جایگاه به یکدیگر معرفی کنید. این کار را با معرفی فردی که بالاترین جایگاه شغلی آن جلسه را دارد آغاز کنید.

آداب مربوط به تلفن همراه

بدیهی است که باید در جلسات اداری، تلفن همراه خود را در حالت سکوت قرار دهید. اگر نویز تلفن شما در ابزار پخش خللی ایجاد می‌کند، آن را خاموش کنید یا در حالت پرواز قرار دهید. ضمن آنکه گذاشتن تلفن همراه روی میز جلسه و به‌طور کلی در معرض دید سایرین کار پسندیده‎ای نیست.

کار کردن با تلفن همراه حین برگزاری جلسه از بدترین کارهایی است که فرد حاضر می‌تواند انجام دهد؛ اگر تماس یا پیامی ضروری دارید، با توجه به شرایط جلسه با عذرخواهی و کسب اجازه این کار را بیرون از محیط جلسه انجام دهید.

آداب خوردن و آشامیدن

حتی اگر جلوی شما خوراکی‌های مختلف بود، بهتر است تنها به خوردن نوشیدنی اکتفا کنید و از خوردن میوه، کیک و … خودداری کنید.

برقراری ارتباط چشمی

سعی کنید هنگام صحبت کردن سخنران در جلسه اداری به او نگاه کنید. حتی اگر چشم اون مدام به شما نباشد، برقراری ارتباط چشمی از مهم‌ترین اصول حفظ ادب است.

زمانی هم که شما سخنران هستید سعی کنید با نگاهتان به همه‌ی حاضرین توجه کنید و به یک نقطه یا یک فرد خیره نشوید.

حتماً بخوانید:

شناسایی لباس مناسب جلسه کاری

شناسایی لباس مناسب جلسه کاری یک لباس رسمی کت دار خوب، پایه‌ی لباسی است که باید برای یک جلسه‌ی کاری بپوشید، و البته این لباس باید یک لباس پوشیده باشد…

کنار گذاشتن عادات عصبی

تکان دادن پا و دست، زدن خودکار روی میز، بازی کردن با چیزی در دست و اعمال این‌چنینی باعث اذیت شدن دیگران و زیر سؤال رفتن پرستیژ شما در جلسات اداری می‌شود.

اجازه گرفتن برای ضبط

اگر صحبت‌های یک جلسه نیاز به ضبط شدن دارند، یا نیاز است در طول جلسه فیلم‌ برداری یا عکس‌ برداری شود، بهتر است از پیش، از اعضای جلسه کسب اجازه کنید.

انتخاب جای مناسب صندلی

اگر به هر دلیلی نیاز است که در طول جلسه اداری، از اتاق خارج شوید، صندلی‌ای نزدیک به در خروجی برای نشستن انتخاب کنید و اگر در رسیدن تأخیر کردید، روی نزدیک‌ترین صندلی بنشینید؛ تا عبور شما از جلوی دیگران باعث بی‌احترامی و برهم خوردن نظم جلسه نشود.

انجام ندادن حرکات نامتعارف

پاک کردن عرق پیشانی و تمیز کردن اجزای صورت با دست کار فردی با آداب معاشرت قوی نیست. می‌توانید این کار را با دستمال و دور از چشم دیگران انجام دهید.

باد زدن مداوم خودتان با چیزی که در دست دارید زیبا نیست. اگر فضا گرم بود از مسئولی درخواست کنید به برای خنک شدن فضا کاری کند یا از جلسه بیرون بروید و به دست و صورتتان آب بزنید.

صحبت واضح و رسا

وقتی نوبت به سخنرانی شما رسید، باید با صدایی که نه بلند است و نه آرام و سرعتی که نه سریع است و نه آهسته، صحبت کنید. میزان وضوح و رسایی کلام شما نیز اهمیت بسیاری دارد. اگر حضار متوجه سخنان شما نشوند، ممکن است برای فهمیدن حرفتان از شخص دیگری کمک بگیرند و این موضوع نظم جلسه را به‌هم می‌ریزد.
ضمن آنکه درست سخن گفتن گیرایی بیشتری دارد و حواس مخاطبان را معطوف به جلسه می‌کند.

قطع نکردن صحبت دیگران

اگر به سخنرانی کسی اعتراضی دارید، برایتان پرسشی پیش آمده یا می‌خواهید نکته‌ای بگویید، اجازه بدهید صحبت سخنران به پایان برسد و بعد با کسب اجازه حرفتان را بزنید. قطع کردن سخن دیگران حتی اگر میان یک مشاجره باشد، کار ناپسندی است و شأن شما را زیر سؤال می‌برد.

درِ گوشی حرف نزدن

در گوشی حرف زدن، حتی اگر در رابطه با موضوعی مهم یا مرتبط با جلسه باشد، درست نیست؛ این کار به تمام کسانی که شما را در حال این کار می‌بینند حسی منفی می‌دهد.

پوشیدن لباس آراسته و مناسب

پوشیدن لباس پاکیزه و اتو کشیده دو اصل بدیهی برای حضور در یک جلسه کاری است. لباسی بپوشید که سایز آن برایتان مناسب باشد؛ گشاد بودن و تنگ بودن لباس، هر دو شما را نا آراسته نشان می‌دهند. ضمناً لباسی بپوشید که در آن احساس راحتی و خوشایند داشته باشید.
علاوه‌بر آن باید در نظر بگیرید که لباسی بپوشید که استایل و حتی رنگ آن با نوع جلسه‌تان همخوانی داشته باشد. همیشه کت‌و‌شلوار بهترین انتخاب برای رفتن به جلسات اداری نیست. گاهی ایجاب می‌کند لباسی غیر رسمی بپوشید.
توجه داشته باشید که آراستگی شما به‌غیر از آنکه شخصیت شما را نشان می‌دهد، احترام به جلسه و سایرین نیز هست.

منبع : جهاد دانشگاهی