چگونه میتوان به تمام کارهای روزانه خود برسیم ؟
چگونه کارهای روزانه را برنامه ریزی کنیم ؟
وقتی می فهمید که برنامه ریزی تا چه حد می تواند در بالا بردن کارایی و عملکرد شما مفید باشد تعجب می کنید که پس چرا تعداد بسیار کمی از مردم برای کارهایشان برنامه ریزی می کنند. ضمناَ برنامه ریزی واقعاَ کار بسیار ساده ای است. تنها چیزی که برای کار لازم دارید یک صفحه کاغذ و یک خودکار است.
هنگامی که کار جدیدی پیش می آید قبل از آنکه دست به انجام آن بزنید آن را به لیست اضافه کنید.از همان اولین روزی که انجام کارهای خود را برای همیشه از لیست آغاز می کنید. به میزان کارایی و بازدهی شما 25 درصد یا بیشتر افزوده می شود.
لیست کارهای روز بعد را شب قبل از آن و پس از تمام شدن کار روزانه تهیه کنید. ابتدا کارهایی را که هنوز تمام نکرده اید و سپس کارهایی را که باید روز بعد انجام دهید وارد لیست کنید، هنگامی که لیست کارهایتان را شب قبل آماده می کنید ذهن نا خودآگاه شما تمام مدت شب که در خواب هستید.
روی این لیست کار می کند و اغلب مواقع هنگامی که از خواب بیدار می شوید ایده هایی دارید که با استفاده از آنها می توانید کارهایتان را بهتر و سریع تر از آنچه در ابتدا تصور می کردید انجام دهید.هر چه قبل از انجام کار وقت بیشتری برای آماده کردن و نوشتن لیست تمام کارهایی که باید انجام دهید صرف کنید کارایی شما بیشتر می شود.
13 راهکار کلیدی برای برنامه ریزی روزانه :
مغز شما برای فکر کردن خلق شده و نه ذخیره‌سازی یک فهرست رندوم از کارهایی که می‌خواین انجام بدین. تهیه کردن لیست از کارها و اولویت‌هایی که در طول روز دارین، می‌تونه به تمرکز و نظم ذهنی، و در نتیجه به افزایش بهره‌وری و بهبود کارایی شما در کار و زندگی روزمره کمک زیادی بکنه. امروزه ابزارهای مدیریت کار به شما کمک می‌کنن تا به راحتی کارهاتون رو در لیستها مرتب و منظم بنویسین و برای همه بخشهای زندگی، برنامه‌ریزی زمان بندی کامل داشته باشید.
۱. صورت کارها را مکتوب کنید :
کم‌رنگ‌ترین جوهرها از قوی‌ترین حافظه‌ها بهتر عمل می‌کنند. کارهایتان را فهرست‌وار در تیررس نگاه داشته باشید تا هم ذهنتان فراموش نکند و هم در پایان روز بتوانید بررسی منطقی‌تر با داده‌های واقعی داشته باشید.
از انجام کارهای تکراری جلوگیری کرده و می‌توانید بعد از اتمام کاری تائیدیه انجام آن را ثبت نمایید. نمود ظاهری انجام تصمیم یعنی مصمم شدن و تلاش بیشتر شما برای موفقیت. پس مصمم بمانید و به طیف موفق‌ها خوش آمدید.
2. یک لیست خاص و هدف‌گذاری شده از کارهای روزانه تهیه کنید :
در حالیکه شاید اینطور استنتاج بشه که داشتن یک لیست از کارها به تلاش ذهنی زیادی احتیاج نداره، اما ریزو میگه که بسیاری از افراد در تنظیم لیست کارهای روزانه‌شون برای دست‌یابی به موفقیت شکست می‌خورن. لیست کارهای روزانه باید خاص و هدف‌گذاری شده باشه و شما فقط باید کارهایی رو در این لیست قرار بدین که برای بدست آوردن‌شون وقت و منابع لازم رو در اختیار دارین. همچنین اهداف و پروژه‌های بزرگ باید به بخشهای عملی‌تر (کوچک‌تر) تقسیم شوند .
باید به روز آینده نگاه کنین و هرچیزی که قرار هست اتفاق بیفته (تماس‌های تلفنی، ایمیل‌های ارسالی و تمامی قرارهای ملاقات) رو مشخص کنین. بنابراین وقتی که صبح به سر کار میاین، شما یک نقشه راه در اختیار دارین و می‌تونین با سرعت تمام به کارهاتون برسین و وقتی هم که به سراغ انجام دادن کارهای موجود در لیست میرین، چنین روشی بهتون کمک می‌که که کارهاتون رو با سطح بهره‌وری تنظیم کنین.
خود پائولا ریزو ترجیح میده که در ابتدا به کارهایی بپردازه که تمرکز بالاتری نیاز دارن، مثل نوشتن و او این کار رو در ابتدای روز و زمانی که هنوز ذهنش تازه هست انجام میده. کارهای کوچک مثل تماس‌های تلفنی و یا ایمیل‌ها در قعر لیست جای می‌گیرن تا در زمانی مثل بعد از ناهار و زمانی که فرسودگی ذهن پائولا بیشتره بهشون رسیدگی شود .
اما وقتی در طول روز با اتفاقات پیش‌بینی نشده‌ای مواجه می‌شین که ممکنه شما رو از مسیرتون دور کنه، باید به لیست کارهاتون مراجعه کنین و اون رو مورد بازبینی قرار بدین.
اگر در پایان روز، کار انجام نشده‌ای باقی مونده بود، اون رو مجددا ارزیابی کنین. از خودتون بپرسید: آیا این کار به لیست کاری امروز تعلق داشت؟ آیا من زمان و منابع کافی در اختیار دارم؟ آیا می‌تونم این کار رو به فرد دیگه‌ای محول کنم؟ کامل نشدن کارها ممکنه که حس شکست خوردن رو بهتون منتقل کنه، اما خیلی به خودتون سخت نگیرین، اگر هنوز هم اون کار براتون اهمیت داره، در لیست کاری فردا جاش بدید.
3. جلسات را چگونه زمان بندی کنیم :
اگر قرار هست که یک جلسه رو برگزار کنید و یا یک تماس تلفنی داشته باشید، یک لیست از موضوعاتی که می‌خواین در موردش صحبت کنین رو تهیه کنین؛ در این صورت دیگه هیچ چیزی رو فراموش نخواهید کرد. این لیست رو روی میز و دم دستتون داشته باشین تا وقتی نکته جدیدی به ذهنتون رسید بتونین اون رو سریعا یادداشت کنین.
تهیه یک لیست از موضوعاتی که می‌خواین در موردش صحبت کنین می‌تونه تاثیرگذاری جلسات رو افزایش بده، چون در این صورت مطمئن هستین که در مورد تمام موارد نیاز صحبت کردین.
4. منظور از لیست خارجی چیست ؟
رهبران موفق و کارآفرینان فقط کارهایی رو انجام می‌دن که از قبل مشخص کردن؛ چون این کار فقط دقایقی طول می‌کشه. اما به صرف اینکه شما قادر به انجام کاری هستین، به این معنی نیست که شما “باید” این کار رو انجام بدین.
کارهای سطح پایین مثل آپلود یک مطلب روی وردپرس یا ترتیب دادن یک مسافرت، همیشه بهترین استفاده از وقت و استعداد نیستن. به تمام موجودی لیست کارهاتون نگاه کنین و از خودتون بپرسین: آیا من تنها کسی هستم که می‌تونه این کار رو انجام بده؟
هرکاری که میشه انجامش رو به دیگران محول کرد باید در لیست خارجی قرار بگیره. در حالی که محول کردن کارها می‌تونه کمی هم از وقتتون رو بگیره، اما از یک سو هم می‌تونه باعث صرفه‌جویی در زمان بشه و این زمان رو می‌تونین روی کارهایی که باید انجام بدین صرف کنین. در واقع، لیست خارجی شما به لیست کاری یه شخص دیگه تبدیل می‌شود .
5. لیست اهداف بلند مدت چه تاثیری بر کارهای روزانه ما دارد ؟
نوشتن یک لیست از اهداف بلند مدت و رویاپردازی می‌تونه در دست‌یابی به موارد بیشتر بهتون کمک کنه. حتی اگر فکر می‌کنین که یک رویا بسیار بزرگ و دست نیافتنی هست، اما این رویا چیزیه که شما واقعا اون رو می‌خواین، باید اون رو بنویسین.
براساس مطالعات انجام گرفته، وقتی که چیزی رو می‌نویسین تمایلتون برای انجام اون کار تا ۳۳ درصد افزایش پیدا می‌کنه. چون نوشتن باعث میشه که اون کار مورد نظر در مرکز توجه شما قرار بگیره.
بنابراین از همین الان می‌تونین یک لیست از اهداف بلند مدت رو برای خودتون و کمپانی‌تون بنویسین و بعد یک یادآور رو برای بازبینی و ارزیابی مجدد این اهداف مشخص کنین.
همیشه زمانی رو در تقویم برای بازبینی لیستش مشخص می‌کنه. او میگه که اهداف بدست اومده رو کنار می‌گذاره و اهداف جدید رو به لیست اضافه می‌کنه و یا کارهایی که دیگه نمی‌خواد انجام بده رو از لیستش حذف می‌کنه. نوشتن و تعیین اهداف بلند یک تمرین خوب برای دست‌یابی به چیزهایی هست که می‌خواین.
وقتی که دارین به همراه دیگران روی یک پروژه کار می‌کنین، یک لیست از پروژه‌ها به همراه جزئیات و مسئولیت‌های تفویضی تهیه کنین.
به عقیده پائولو ریزو، چنین کاری بهتون کمک می‌کنه که از مدیریت ذره بینی اجتناب کنین. همچنین برای مدیریت پروژه‌هاتون می‌تونین از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه آنلاین مثل تسکولو هم استفاده کنین. پروژه‌هایی که تعریف می‌کنین باید به بخشهای قابل مدیریت تقسیم و به اعضای تیم تفویض بشن.
در نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مثل تسکولو، مدیر تیم می‌تونه به میزان پیشرفت همکارانش و همچنین لیست‌های کاری اونها دسترسی و نظارت داشته باشه.
استفاده از نرم‌افزارهای آنلاین مدیریت کارها می‌تونه از ارسال انبوهی از ایمیل‌های گیج کننده جلوگیری کنه و همچنین می‌تونین تمامی موارد مورد نیاز برای یک پروژه رو در یک مکان کنار هم داشته باشین.
6.اعتماد به نفس کاذب به خود ندهید و منطقی فکر کنید :
همه دوست دارند بیشترین کارها را در کمترین زمان انجام دهند. واضح‌تر اینکه همه کارها را طی یک روز انجام دهند. خوب است این نکته را به یاد داشته باشیم که هیچ فردی قابلیت انجام حجم کاری ورای تصور طی یک روز را ندارد. یعنی در بهترین حالت نیز، تعدادی کار مشخص انجام می‌شود. بنابراین سعی نکنید فشار غیرمنطقی به خودتان وارد کنید. تفکر ایده‌آل در کنار واقع‌گرایی نتیجه بهتری خواهد داد.
۲. محدودیت زمان را در نظر بگیرید :
اگرچه کم آوردن وقت بیش از هر چیز به نداشتن یا ضعف اصول برنامه‌ریزی برمی‌گردد اما نادیده نگیرید که هر روز، ساعات ثابتی دارد. پس باید فعالیت‌های خود را طبق محدودیت زمانی روزانه تنظیم کنید. از آن گذشته، ساعات کاری برای انجام امور اداری، مشخص شده و طبیعی‌ست که کارهایی از این دست را باید در ساعات اولیه روز انجام داد. می توانید سایر فعالیت‌هایی را که نیازمند بازه زمانی اداری نیستند، به ساعات ظهر و بعدازظهر انتقال دهید.
7. به خود بگویید می توانم و نترسید :
زمان‌بندی آن‌قدرها هم کار سختی نیست. شما نیز اولین فردی نیستید که با چالش کمبود وقت درگیر شده است. ترسیدن از عقب‌ماندگی کارها، کم آوردن وقت و افزایش حجم کار، به شما کمکی نمی کند؛ بلکه شما با ترسیدن فقط وقت و انرژی بیشتری را هدر می‌دهید که می‌تواند تعیین‌کننده باشد.
8. نگویید حالا وقت هست :
موقعیت خود را بپذیرید و ارزیابی کنید. فرار کردن و به تعویق انداختن تصمیم مهمی مانند اصلاح رویه انجام امور، منجر به نگرانی بیشتر می‌شود. سر جای خود بمانید، راه پیش رو را ببینید، راهکارها را بسنجید و درصدد رفع کم‌کاری‌ها و کاستی‌ها باشد. از آن مهم‌تر یادتان باشد هدف اصلی، با اولین گام محقق نمی‌شود.
9. روی کارها کمی تمرکز کنید :
تشویش ذهن و درهمی فکر، بزرگترین مانع برای تمرکز و هدف‌یابی‌ست. پس بهتر است در فضایی آرام به تفکیک وظایف، مسئولیت‌ها و کارهای روزمره خود فکر کنید و واقع‌بینانه بسنجید. بیش از حد متعارف نپذیرید تا مأیوس نشوید. سعی کنید دسته بندی ذهنی داشته باشید تا بتوانید به تفکیک موضوعی متعارف‌تری دست پیدا کنید و از همه مهم‌تر، طبق شرایط جسمی و روحی کنونی خود برنامه‌ریزی کنید. نه آنچه که دوست دارید باشید.
10. کارهای اصلی را از کارهای فرعی جدا کنید :
کارهای اصلی و روزمره را از کارهای موردی زمان‌دار جدا کنید. این روش به شما کمک می کند تا با یک نگاه اجمالی، به تقسیم‌بندی فوری معقول ذهنی دست پیدا کنید و سردرگم نباشید که اول از کجا شروع کنید و نکند کار مهمی را پشت گوش انداخته باشید.
11. کارهای مهم در ساعت اولیه روز انجام شود :
عموم افراد در ساعات ابتدایی روز از انرژی سرشاری برخوردارند. بنابراین شاید بهتر باشد کارهای مهم را در ساعات مشخص ابتدایی روز انجام دهید اما نکته قابل‌توجه در این بخش، تخصیص ساعت‌های مشخص به امور مهم است. وقتی در ذهن خود برنامه‌ریزی کنید و ساعتی معین را برای انجام کاری ضروری در نظر بگیرید، ناخودآگاه و به صورت هدفمند به انجام آن سوق داده می‌شوید.
12. اولویت‌ها درکارها :
دسته‌بندی کارها بر اساس اولویت‌ها را می توانید در ابتدایی‌ترین صورت و با دو معیار «میزان اهمیت» و «فوریت» شروع کنید. جدولی رسم کنید که به چهار بخش تقسیم شده باشد.
- کارهای فوری و ضروی:
کارهایی ضروری و فوری را ذکر کنید که باید سریعاً انجام شوند و تاخیر در انجام آنها به هر نحو، منجر به ضرر شما خواهد شد - کارهای فوری و غیر ضروری :
را به کارهای اختصاص دهید که باید فوری انجام شوند اما اهمیت زیادی برای شما ندارند. - کارهای غیرفوری اما ضروری:
متعلق به کارهایی ضروریست که باید انجام شوند اما بازه زمانی مشخص و محدودیت زمانی ندارند - کارهای غیرفوری و غیرضروری :
مخصوص کارهایی‌ست که نه ضرورت دارند و نه فوریت اما انجام آنها به شما انرژی می‌دهد و خالی از لطف نخواهد بود.
13. یک لیست از مزایا و معایب تهیه کنین
وقتی که دارین یک تصمیم مهم، مثل تشکیل یک همکاری دوجانبه یا ورود به یک حوزه جدید کسب و کار، رو می‌گیرین باید یک لیست از معایب و مزایا تهیه کنین. پائولو ریزو میگه که این لیست می‌تونه شما رو به عمق موضوع هدایت کنه. همچنین فراموش نکنین که صرفا به دلیل اینکه تعداد مزایا از معایب بیشتر هست، به این معنی نیست که تصمیم شما قطعا درست هست و راه درستی رو انتخاب کردین.
بهترین روش برای استفاده از این لیست این هست که اون رو بنویسین و بگذارینش کنار و روز بعد و وقتی که دیدگاه‌تون تازه‌تر هست به سراغش برگردین. همچنین می‌تونین لیست‌تون رو با یک دوست یا همکار هم به اشتراک بگذارین تا اگر لازم بود اونها هم نظرشون رو بگن و شاید هم تونستن که مزایا و معایبی رو به لیست اضافه کنن. تهیه لیست معایب و مزایا می‌تونه شفافیت لازم برای اتخاذ تصمیمات درست رو بهتون بده.
تهیه و گردآوری مجله دلگرم
جهان باورصاد
